(hoga-presse) Der Nutzen eines Büroservice in der Hotellerie. Im Zuge der Digitalisierung und fortschreitenden Vernetzung ist die Erreichbarkeit eine elementare Voraussetzung für Erfolg im Geschäftsleben. Auch in der Hotellerie ist die Erreichbarkeit neben weiteren herausfordernden Faktoren unabdingbare Voraussetzung für die Führung eines erfolgreichen Hotels. Denn die Gäste wollen eine Buchungsanfrage innerhalb kurzer Zeit bestätigt haben. Kann dies das Hotel nicht gewährleisten, gehen schlimmstenfalls Gäste verloren.
Warum ist eine vollumfassende Erreichbarkeit für Hotels nicht immer zu gewährleisten?
Trotz der immensen Bedeutung einer ständigen Erreichbarkeit in der Hotellerie ist diese nicht immer gegeben. Größere Hotels oder Hotelketten profitieren davon, dass diese eine 24 Stunden Rezeption anbieten, sodass die Mitarbeiter an der Rezeption eingehende Telefonate annehmen können. Allerdings kann es hier dazu kommen, dass die Mitarbeiter in Gespräche an der Rezeption verwickelt sind und infolgedessen nicht ans Telefon gehen können. Problematisch ist es auch, wenn sämtliche Mitarbeiter am Telefonieren sind: in solchen Fällen kann den eingehenden Anruf eines potenziellen Gasts niemand annehmen, sodass infolgedessen ein Gast möglicherweise verloren geht. Wenn andersherum die Mitarbeiter im Hotel die eingehenden Anrufe priorisieren und die Gäste im Hotel vernachlässigen, sind diese unzufrieden und werden das Hotel nicht mehr buchen. Die Mitarbeiter befinden sich in einer Zwickmühle.
Bei kleineren Hotels ist die Gewährleistung einer ständigen Erreichbarkeit noch schwieriger. Oftmals besitzen diese Hotels keine rund um die Uhr besetzte Rezeption. Zudem sind die Mitarbeiter der kleinen Hotels meistens mit vielen verschiedenen Aufgaben betraut, sodass eine Vielzahl an Telefonaten im Laufe des Tages nicht angenommen werden kann. Wenn der Hotelbesitzer 24 Stunden erreichbar ist und keine Trennung zwischen Arbeits- und Privatleben besteht, kann dies langfristig an die Substanz gehen. In der Hotellerie sind es oftmals die kleinen Hotels, die auf jeden Gast angewiesen sind. Weniger angenommene Telefonate bedeuten weniger Gäste. Weniger Gäste führen unweigerlich zu Umsatzeinbußen und stellen langfristig gesehen ein Risiko für die Existenz des Hotels dar.
Welche Mittel und Wege gibt es, um der Herausforderung einer ständigen Erreichbarkeit gerecht zu werden?
Die erste Idee zur Realisierung einer ständigen Erreichbarkeit ist oftmals die Installation einer Mailbox oder eines Anrufbeantworters. Allerdings übersehen die Befürworter einen entscheidenden Nachteil dieses technischen Services. Das Gros der Anrufer legt genervt auf, wenn eine Mailbox drangeht ohne auch nur eine Nachricht zu hinterlassen. Folglich kann die Installation einer Mailbox die Umsatzeinbußen abmildern, aber nicht ausreichend abschwächen. Frei nach dem Motto “Besser als gar nichts” sollten Unternehmer auf eine Mailbox zurückgreifen, wenn für sie ein Büroservice nicht in Frage kommt.
Der wirksamere Weg eine ständige Erreichbarkeit zu gewährleisten, ist ein professionelles und kompetentes Anrufmanagement eines Büroservices. Wenn die Mitarbeiter im Hotel nicht ans Telefon gehen können, wird der Anruf zum Büroservice weitergeleitet. Büroservice24 nimmt den Anruf im Namen des Auftraggebers entgegen, sodass die Kunden der Auffassung sind, dass das Unternehmen umgehend ans Telefon gegangen ist – ein gelungener erster Eindruck ist sicher. Anschließend schickt der Büroservice dem Hotel eine Mail mit einer Anrufnotiz. In dieser Notiz werden sämtliche relevante Informationen vermerkt, die das Hotel wünscht. Auch die Übernahme von Buchungen ist möglich. Mit dem 24/7-Service kann die ständige Erreichbarkeit in der Hotellerie sichergestellt werden.
Das Fazit – Lohnt sich auch heutzutage noch das Engagement eines Büroservices?
Ob sich heutzutage noch das Engagement eines Büroservices lohnt, muss jeder Hotelchef für sich entscheiden. Sicherlich ist eine ständige Erreichbarkeit mit einem solchen Service problemlos sicherzustellen. Allerdings erfolgt die Buchung von Hotels heutzutage oftmals über Buchungsportale wie booking.com oder über die hoteleigene Website. Dort ist eine ständige Erreichbarkeit gewährleistet, da spezielle Buchungssysteme automatisch erkennen können, ob freie Zimmer verfügbar sind und der neue Kunde eine entsprechende, automatische Antwort bekommt. Die Hotelchefs müssen selbst auswerten, inwiefern potenzielle Kunden per Telefon ein Zimmer buchen wollen. Falls ein großer Teil heute telefonisch bucht, ist eine ständige Erreichbarkeit unverzichtbar.
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