(hoga-presse) Die progros Einkaufsgesellschaft hat sich erneut positiv entwickelt und konnte im vergangenen Geschäftsjahr erfreuliche Zuwächse in ihren vier Geschäftsfeldern Einkaufspool, Consulting, Projekt Management sowie Web:Tools erzielen. So hat progros 2014 den Einkaufsumsatz um vier Prozent auf 155 Mio. Euro gesteigert, von denen über 23. Mio. Euro online getätigt wurden. Zudem haben sich im vergangenen Jahr 72 neue Hotels dem Einkaufspool angeschlossen. Insbesondere die digitalen Einkaufslösungen, das Consulting sowie das Projekt Management, progros-Dienstleistungen, die unabhängig vom Einkaufspool angeboten werden, weisen eine starke Nachfrage, mittlerweile auch über die Grenzen Deutschlands, auf. So ist progros mit ihren Dienstleistungsangeboten aktuell in acht Ländern in Europa vertreten.
Eschborn/Frankfurt, 28. April 2015. „Wir leisten inzwischen deutlich mehr als nur die unmittelbare Verbesserung der direkten Einkaufskosten. Unser Erfolg liegt neben dem Einkaufspool in den Bereichen Consulting, Projekt Management und Web:Tools begründet, da wir damit heute die gesamte Angebotspalette rund um die Themen Beschaffung und Einkauf aus einer Hand und individuell auf den Kunden zugeschnitten anbieten können. Es geht nicht nur um den reinen Einkauf als solchen, sondern um komplette Lösungen zur Verbesserung aller Abläufe hinter den Kulissen eines Hotels – also im Back Office: vom digitalen Bestellprozess bis hin zum automatisierten Rechnungsmanagement“, sagt Jochen Oehler, Geschäftsführer der progros Einkaufsgesellschaft mbH, zum Auftakt der diesjährigen progros-Jahres-Pressekonferenz in Frankfurt.
Einkaufspool wächst national und in Europa
Nach einem starken Geschäftsjahr 2014 mit einem Einkaufsumsatz von 155 Mio. Euro hat progros nicht nur einen Zuwachs von über vier Prozent erzielt, sondern gleichzeitig die Zahl der Hotels und Hotelgruppen um 72 neue Häuser im Einkaufspool steigern können. Zu den Zugängen des vergangenen Geschäftsjahres zählen im Einkaufspool unter anderem die Hotelgruppe Oberstdorf Resort mit drei Oberstdorfer Hotels, vier Explorer-Hotels und der Wannenkopfhütte sowie das Ameron Hotel Speicherstadt Hamburg oder auch das Fünf-Sterne-Hotel Brandenburger Hof in Berlin, das von der Hotelgruppe Dormero Hotel AG betrieben wird. Damit bündelt der Einkaufspool der progros aktuell die Einkaufsvolumina von rund 700 Hotels und Hotelketten und bietet ihnen direkten Zugang zu exklusiven Einkaufskonditionen und Rahmenabkommen für alle Sortimentsbereiche der Hotellerie bei mehr als 570 qualitätsgeprüften Lieferanten. „Wir verzeichnen neben steigenden Einkaufsumsätzen – der Tageseinkaufsumsatz liegt heute bei uns bei durchschnittlich 350.000 Euro – auch eine länderübergreifende Nachfrage nach unseren Dienstleistungen. So konnte progros mit dem Einkaufspool nicht nur in Deutschland und Luxemburg wachsen, sondern hat 2014 darüber hinaus die ersten Hotels in Österreich angeschlossen. Im zweiten Halbjahr 2015 wollen wir außerdem Hotels in der Schweiz aufnehmen und hier ebenfalls unser Dienstleistungsportfolio anbieten. Die ersten Hotelverträge sind frisch unterschrieben“, so Oehler. Insgesamt konnte progros im Jahr 2014 rund 15 Mio. Euro an direkten Einkaufskosten für die Hotels im Einkaufspool einsparen. „Die unmittelbaren Einsparungen für unsere Hotels liegen demnach durchschnittlich bei fünf bis zehn Prozent der Einkaufskosten eines Hauses, je nach Hotelgröße teilweise sogar deutlich höher“, sagt Oehler.
Web:Tools: Automatisierung nimmt weiter zu
Sehr erfolgreich hat sich der Online-Bereich bei progros entwickelt, die so genannten Web:Tools. Zu den Web:Tools gehören alle digitalen Lösungen zur Optimierung der Bestell- und Arbeitsprozesse im Back Office-Bereich eines Hotels. Dazu zählen Bestellsystem, Warenwirtschaft sowie das komplett digitalisierte Rechnungsmanagement. Diese Systeme sind modular aufgebaut, aber miteinander verzahnt, was den besonderen Charme ausmacht und Grundlage für den geschlossenen Procure-to-Pay-Prozess ist. Mehr als 350 der 700 Hotels im Einkaufspool nutzen intensiv das Online-Bestellsystem und wickeln darüber 23 Mio. Euro (2014) pro Jahr ab. 20 Hotels haben zudem bereits die vor wenigen Monaten neu eingeführte Online-Warenwirtschaft im Einsatz. Rund 100 Hotels arbeiten allein mit dem Online-Kreditorenmanagementsystem im Back Office ihres Hotels: 800 Nutzer wickeln täglich ihr Rechnungsmanagement komplett digital darüber ab. Seit Jahresbeginn sind 16 neue Betriebe dazugekommen. Eingeführt ist das digitale Rechnungs- und Kreditorenmanagement der progros schon in sieben europäischen Ländern: Deutschland, Österreich, Schweiz, Tschechische Republik, Slowakei, Belgien und Spanien. „Die Ausdehnung der digitalen Lösungen der progros in Europa ist in vollem Gange, weil wir mit einer Reihe von kleineren und größeren Hotelgruppen arbeiten, die auch Hotels außerhalb Deutschlands betreiben“, erklärt Oehler. Zu den weiteren digitalen Highlights der progros gehören die Einführung eines Online-Warenwirtschaftsystems und neue Einkaufs-App-Anwendungen. „Mit App-to-Order und App-to-Inventory, unseren neuen mobilen Apps für Bestellungen und Inventuren, können Hotels wesentlich schneller Inventuren durchführen und haben auf Knopfdruck sofort den bewerteten Inventurbericht. Wir bieten heute Online-Werkzeuge, mit denen Hotels umgehend ihre Einkaufs-, Bestell- und Rechnungsabläufe vereinfachen und automatisieren und somit den Procure-to-Pay-Prozess schließen können“, erklärt Oehler.
Individuelle Consulting- und Outsourcing-Lösungen: Stark im Trend
Konsequent ausgebaut und weiterentwickelt wurde das Geschäftsfeld Consulting, die Beratung von Einzelhotels und Hotelketten zur nachhaltigen und strategischen Verbesserung der Einkaufskosten und -prozesse. progros beobachtet, dass Hoteliers zunehmend offener für externe Beratung im Einkauf geworden sind: „Immer mehr Hotelunternehmer erkennen, dass gerade der Einkauf durch Unterstützung von externen Profis im eigenen Haus enorm optimiert werden kann. Hotels haben heute ja schon viele Dienstleistungen outgesourct oder holen sich Rat von Dritten, sei es im Bereich Buchhaltung, Werbung, Online-Marketing oder Training. Diese Entwicklung hat nun auch den Einkauf erfasst“, so Oehler. „Wir verzeichnen deshalb eine stark wachsende Nachfrage in der Hotellerie nach Beratungsleistungen, die exakt auf den Bedarf eines Hotels abgestimmt sind und die bei uns wie in einem Baukastensystem modular nutzbar sind, ganz unabhängig vom Einkaufspool“, sagt Oehler. Die Beratungsleistungen der progros reichen dabei von der Bestandsaufnahme und IST-Analyse der Einkaufsabläufe im Hotel, der hotelindividuellen Sortimentsgestaltung, über die Optimierung und Konzeption aller Bestell- und Freigabeprozesse, die Ausschreibung sowie Vertragsverhandlung, das komplette Lieferantenmanagement bis hin zur Übernahme und Betreuung des gesamten Einkaufs (Outsourcing). „Besonders nachgefragt im Bereich Consulting sind Einkaufsanalysen in den Hotels und ganze Sortimentsausschreibungen, die wir für die Hotels lieferanten- und progros-neutral übernehmen“, sagt Oehler. Gerade das Thema Outsourcing des Einkaufs gewinnt eine immer größere Rolle. So hat progros Anfang des Jahres den kompletten Zentraleinkauf der Welcome Hotels mit 17 Hotels übernommen. Die Hotelgruppe mit Sitz im sauerländischen Warstein hat seit Januar 2015 ihr gesamtes Beschaffungs-Management in die Hände der Eschborner Einkaufsprofis gelegt. progros betreut dabei für die Welcome Gruppe alle Bereiche des Einkaufs, von sämtlichen Ausschreibungen, über Verhandlungen, das komplette Vertragsmanagement sowie die Konditions- und Rückvergütungskontrolle bis hin zum gesamten Controlling, Reporting und der Administration. „Die finale Kaufentscheidung und Einkaufsauswahl liegt aber immer bei Welcome Hotels. Es passiert nichts ohne Zustimmung des Kunden“, sagt Oehler.
Projekt Management international ausgebaut
Im Geschäftsfeld Projekt Management übernimmt progros bei der Ausstattung und Einrichtung von neuen und zu renovierenden Hotels die komplette Beschaffungsorganisation und -durchführung von beweglichem (OS&E) und verbundenem (FF&E) Inventar, individuell abgestimmt auf das einzelne Hotel. Zu den aktuell realisierten Projekten gehört unter anderem das Neubau-Projekt Holiday Inn Alte Oper in Frankfurt mit 249 Zimmern. „Wir sehen, dass sich beim Projekt Management der Schwerpunkt immer mehr auf die Bereiche Einrichtung, Mobiliar und Technik verlagert, die bei Umbau oder Neubau von Hotels meist mit den höchsten Investitionen verbunden sind“, erklärt Oehler. Über 40 Hotelprojekte wurden in den vergangenen Jahren realisiert, darunter auch Häuser in Tschechien, Spanien und Österreich. Die Leistungsvielfalt reichte hierbei von der Investitionskostenschätzung über die komplette Beschaffungsplanung und -organisation bis hin zur Lieferterminsteuerung, Warenannahme und Dokumentation durch das progros-Team persönlich.
Struktureller Wandel des Einkaufs: Indirekte Kosten im Fokus
„Beim Einkauf in der Hotellerie geht es heute schon nicht mehr nur um reine Preisvorteile, sondern immer stärker um das ganzheitliche Ausschöpfen aller mit der Beschaffung verbundenen Potenziale und Optimierungsmöglichkeiten. Dieser Trend wird sich in den kommenden Jahren noch verstärken“, erklärt Oehler. Ein Dreh- und Angelpunkt seien dabei die Digitalisierung und Automatisierung der Einkaufs- und Rechnungsprozesse für eine bessere Profitabilität im Hotel. „Die Hotellerie denkt um, denn der anhaltende Kosten- und Zeitdruck hat das Bewusstsein vieler Hoteliers weiter geschärft. Es rücken die Steuerung und Kontrolle aller indirekten Einkaufskosten – zum Beispiel Prozesskosten – immer stärker in den Fokus. Diese indirekten Einkaufskosten sind wertmäßig vielfach höher zu beziffern als so mancher Rabatt oder die Bedeutung des Einkaufspreises eines Produktes an sich. Durch den Einsatz entsprechender Online-Lösungen sinken Arbeits- und Prozesskosten um bis zu 50 Prozent und mehr“, so Oehler. Vielen Hotels gehe es mittlerweile um das ganzheitliche Ausschöpfen aller Potenziale und Optimierungsmöglichkeiten bei Preisen, Produkten und Leistungen, Arbeitsabläufen und Prozessen. „Es findet eine zunehmende Professionalisierung statt und somit eine sich entwickelnde Industrialisierung bis hin zum Outsourcing im Hoteleinkauf“, erläutert Oehler. „Deshalb gehen wir neben dem Einkaufspool von einem weiteren starken Wachstum bei unseren Online-Lösungen sowie in unseren Geschäftsbereichen Consulting und Projekt Management aus“, resümiert Oehler.
Anke Cimbal
Direktorin Unternehmenskommunikation
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