Eine fehlerhaft geführte Kasse kann in allen Unternehmensbereichen zu massiven Problemen führen, so auch in der Gastronomie. Fallen bei einer Steuerprüfung Ungereimtheiten auf, kann das dem Betreiber eines Restaurants, eines Cafés oder einer Bar teuer zu stehen kommen. Die Investition in eine prüfungssichere Kassenführung lohnt sich allemal.
Warum ist in der Gastronomie eine prüfungssichere Kassenführung entscheidend?
Die Zeiten wo das Personal in Restaurants bei der Abrechnungen die Preise für konsumierte Speisen und Getränke im Kopf oder auf einem kleinen Zettel addierten, sind vorbei. Immer mehr Gastronomen steigen auf eine digitale Kassaführung um – und das völlig zurecht. Diese Systeme erfüllen nämlich nicht nur die rechtlichen Vorgaben, sondern helfen auch dabei den Arbeitsalltag transparenter zu gestalten. In einem digitalen Kassensystem lassen sich spezielle Kundenwünsche wie die Änderung von Beilagen bei einem Menü dokumentieren.
Außerdem ist der Überblick gegeben, falls in einem Notfall ein Kollege einspringen muss. All diese Faktoren tragen dazu bei, dass Gäste ihren Besuch im Lokal als angenehm wahrnehmen und sich professionell betreut fühlen. Eine prüfungssichere Kassenführung macht außerdem das Arbeitsleben der Mitarbeiter einfacher: Bestellungen werden auf einen Knopfdruck in Rechnungen umgewandelt, die digital verwaltet werden.
Welche Probleme kann ein Bargeld-intensives Unternehmen (wie in der Gastronomie) haben?
Gerade in Branchen, wo viel Bargeld im Umlauf ist, wie bei der Gastronomie, kann es leicht zu Manipulationen kommen. Da gerade in Stoßzeiten zu Mittag und am Abend viele Lokale voll sind und jeder Gast am liebsten sofort bedient werden möchte, kann es in der Hektik vorkommen, dass bei einem analogen System einzelne Speisen oder Getränke nicht verrechnet werden.
Noch dazu kommt, dass in der Gastronomie nicht nur Stammpersonal, sondern auch Aushilfen und Saisonbeschäftigte arbeiten, die nicht ausreichend in den Ablauf eingeschult werden. So kann es passieren, dass am Ende des Tages der Abschluss nicht stimmt. Abhilfe schafft eine prüfungssichere Kassenführung. Wichtig ist, sie wie vom neuen Kassengesetz vorgesehen, der Finanzbehörde zu melden. Einen umfassenden Einblick in die gesetzlichen Vorgaben gewährt das über Haufe erschienene Buch „Prüfungssichere Kassenführung in bargeldintensiven Unternehmen“.
Wie kann eine prüfungssichere Kassenführung gewährleistet werden?
Wer sich für ein neues Kassasystem entscheidet, achtet darauf dass es GoBD-konform ist. Diese Abkürzung steht für Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Konkret müssen die Aufzeichnungen nachvollziehbar und bei einer unangekündigten Nachschau durch die Finanzbehörde sofort verfügbar sein. Im Prinzip ist es jedem Gastronomen selbst überlassen, ob man das Kassabuch händisch oder in digitaler Form führt. Die offene Ladenkasse kommt ohne elektronische Hilfsmittel aus, sie kostet allerdings viel Zeit und ist fehleranfällig.
Bei einer Überprüfung stechen häufige Korrekturen den Beamten des Finanzamts ins Auge und dann fällt die Kontrolle noch genauer aus. Für Gastronomen, die sich für eine digitale Kassenführung entschieden haben, gab es ab dem 1. Januar 2020 eine Neuerung: Seit diesem Stichtag müssen alle elektronischen Kassensysteme TSE-zertifiziert sein. Da bedeutet, dass sie mit einem Speichermedium ausgestattet sein müssen, die eine Aufbewahrung der Daten für mindestens zen Jahre gewährleistet.
Auch eine digitale Schnittstelle, die Aufzeichnungen digital an die Finanzbehörde übermittelt und ein Sicherheitsmodul sind Pflicht. Ebenfalls Pflicht ist die Belegausgabe: Jeder Kunde muss – in Papierform oder elektronisch – einen Beleg über die konsumierten Speisen und Getränke erhalten.
Die analoge Buchführung in der Gastronomie wird immer mehr von digitalen Systemen abgelöst die viele Vorteile bieten: Da sie den strengen Vorgaben der Finanzbehörden entsprechen, müssen Unternehmer unangekündigte Nachschauen nicht fürchten. Außerdem erleichtern sie dem Personal die Arbeit, sind transparent und führen im Endeffekt zu einer höheren Kundenzufriedenheit.
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