(hoga-presse) „Plan-Do-Check-Act“ – ein neues Rezept für nachhaltige Events. Für eine Minestrone braucht es verschiedene Gemüse. Butter, etwas Speck, Nudeln. Und frische Kräuter. Ein Schuss Olivenöl rundet den italienischen Klassiker ab. Doch für das Gelingen einer guten Minestrone ist die optimale Abstimmung aller Komponenten entscheidend. Das gleiche gilt für ein Green Meeting. Ein Erfolgrezept hierfür gibt es bislang nicht. Aber seit Mitte 2012 existiert dieneue Norm ISO20121.

Sie deckt die gesamte Wertschöpfungskette einer Veranstaltung ab – von der Lieferantenauswahl über umweltschonende Mobilität bis hin zur Kommunikation. Siefolgt dem „Plan-Do-Check-Act-Ansatz“ (PDCA) vieler Managementsysteme. Ganz gleich, ob man eine Zertifizierung anstrebt oder nicht: PDCA ist ein hilfreiches Rezept zur Umsetzung nachhaltiger Events. Und funktioniert auch ohne Kräuter.

„Plan“: Die ersten Schritte

Konkret: Sie planen eine zweitägige nationale Veranstaltung mit rund 500 Teilnehmern. Legen Sie  zuerst die nachhaltigen Leitlinien und Ziele hierfür fest. Wie etwa: „Wir wollen den CO2-Ausstoß um 30 Prozent reduzieren“. Hieraus leiten sich dann die Handlungsfelder und Maßnahmen ab – wie beispielsweise die Nutzung lokaler Lieferanten, die Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder der Einsatz regenerativer Energien. Erstellen Sie sich dazu einen Leitfaden, der alle erforderlichen Maßnahmen darstellt. Und beziehen Sie Dienstleister, Lieferanten und Sponsoren in den Prozess mit ein. Tauschen Sie neue Ideen und Möglichkeiten aus, es kann zur schnellen Lösungsfindung beitragen.

„Do“: Los geht’s!

Bevor Sie zur Umsetzung übergehen, müssen Sie die notwendigen Kompetenzen aufbauen und  Mitarbeiter schulen. Sodann ist zu prüfen, wie und mit welchen Mitteln die gesetzten Ziele erreicht werden können: Soll etwa die Anreise mit der Bahn forciert werden, bietet sich das klimaneutrale Veranstaltungsticket der DB an. Wollen Sie nur ökologische Speisen servieren, verpflichten Sie einen zertifizierten Bio-Caterer. Möchten Sie den Müll reduzieren und auf Printprodukte verzichten, so wickeln sie alles elektronisch ab. Legen Sie dabei Wert auf eine detaillierte Dokumentation. Dadurch können Sie Entwicklungsschritte besser nachvollziehen und Einsparpotentiale belegen. Sobald alle Schritte auf ihre Machbarkeit überprüft wurden, findet die Umsetzung statt.

„Check“: Alles richtig gemacht?

In der dritten Phase, die eine Art Kontrollphase oder Soll/Ist-Abgleich darstellt, werden die zuvor definierten Ziele mit den erreichten verglichen: Wie viele Teilnehmer sind tatsächlich mit der Bahn angereist? Wie nachhaltig war das Catering? Und wie viele Lieferanten kamen tatsächlich aus der Region? Inwieweit konnten CO2-Ausstoß und Abfall reduziert werden? Finden Sie heraus, welche Kriterien nicht berücksichtigt wurden und welche Verbesserungen für zukünftige Veranstaltungen sinnvoll sind. Überprüfen Sie dabei systematisch alle Handlungsfelder und Maßnahmen.

„Act“: Beim zweiten Mal wird alles besser…

Nach der Veranstaltung ist vor der Veranstaltung, denn nun steht die Nachsteuerung an. Sprich: Wo können Sie Korrekturen vornehmen, die dem ganzheitlichen Konzept Rechnung tragen – und die Sie auch steuern können? Nach Abschluss der Überprüfung definieren Sie die Ziele neu und leiten die notwendigen Schritte ein. Dies könnte etwa bei der Anreise der Einsatz von Shuttle-Bussen und E-Mobilität sein, die Einbindung des ÖPNV in das DB-Ticket, um Taxifahrten zu vermeiden, oder die Auswahl von Hotels, die alle fußläufig erreichbar sind. Alles, was nachträglich verändert wird, sollten Sie übrigens auch dokumentieren.

Wer mehr wissen möchte:
Am 26. und 27. Februar 2013 findet die zweite greenmeetings und events Konferenz im Wissenschafts- und Kongresszentrum darmstadtium statt.
In Vorträgen, Diskussionsforen und zahlreichen Fallbeispielen informieren Experten und Referenten aus der Praxis und vermitteln konkrete und praxistaugliche Lösungen zur nachhaltigen Durchführung von Veranstaltungen, von der umweltfreundlichen An- und Abreise über die Reduktion gedruckter Informationsmaterialien bis zum sozialverträglichen Personalmanagement. Drei Fachforen mit Experten, die aus der Praxis berichten, sensibilisieren für die Themen Prozesse, Energie und Wohlbefinden im „Green Management“.

Infos und Anmeldung: www.greenmeetings-und-events.de

GCB German Convention Bureau e.V.

Das GCB German Convention Bureau e.V. mit Sitz in Frankfurt am Main repräsentiert und vermarktet Deutschland international und national als Standort für Kongresse, Tagungen, Events sowie Incentives und ist der zentrale Ansprechpartner für alle Kunden, die in Deutschland Veranstaltungen planen.

Zu den über 200 Mitgliedern zählen führende Hotels, Kongresszentren, Locations, städtische Marketingorganisationen, Veranstaltungsagenturen sowie Dienstleister aus der deutschen Tagungs- und Kongressbranche. Preferred Partner des GCB sind das convention bureau Düsseldorf, das darmstadtium Wissenschafts- und Kongresszentrum sowie die Maritim Hotelgesellschaft. Als Strategische Partner unterstützen die Deutsche Lufthansa, Deutsche Bahn und die DZT Deutsche Zentrale für Tourismus die Arbeit des GCB.

Das GCB wirkt als Schnittstelle zwischen Veranstaltern von Kongressen oder Tagungen und Anbietern des deutschen Tagungsmarktes, berät und unterstützt bei der Planung und Organisation von Veranstaltungen, vermittelt Ansprechpartner und Kontakte. Online-Suche nach Tagungskapazitäten, Newsletter, Deutschland-Guide, Informationen zu Green Meetings, einen CO2-Rechner für Veranstaltungen und vieles mehr unter www.gcb.de.

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