(hoga-presse) Hotelprogramme unterstützen den Hotelier bei seiner täglichen Arbeit und der Verwaltung des Hauses. Dabei geht es inzwischen um mehr, als um die Verwaltung von Reservierungen und Gästen.

Selbstverständlich sind reservieren, bestätigen und abrechnen nach wie vor Kern-Aufgaben eines Hotelprogramms. Bei der Wahl der richtigen Software sollten jedoch weitere Punkte beachtet werden.

Durch eine einfache Bedienbarkeit lassen sich zum Beispiel Folgekosten durch Ein- und Nachschulungen von Mitarbeitern senken. Unter “All-in-one-Lösungen” versteht man Programme, die Zusatzfunktionen kostenfrei inkludiert haben. Das bedeutet, dass beispielsweise ein Arrangement-Kalkulator nicht zusätzliches Geld kostet. Auch die Vielfalt der angebotenen Schnittstellen sollte in Betracht gezogen werden. Waren vor ein paar Jahren Onlinereservierungen, Buchungsplattformen wie HRS oder booking.com oder auch Bewertungsportale nicht für jedes Hotel interessant, so sind sie heute zentrale Bestandteile für die Vermarktung eines Hauses. Die Hotelsoftware muss also mit Markt und den individuellen Anforderungen “wachsen” können.

Doch nicht nur die Gesamtfunktionalität ist wichtig. Genauso müssen im Falle einer Anschaffung finanzielle und rechtliche Aspekte in Betracht gezogen werden. Welche Folgekosten entstehen, beispielsweise durch Installationen, Schulungen, die Erweiterung um Funktionen, Updates oder  Pflegeverträge? Das Thema Nachhaltigkeit: wie investitionssicher ist die Anschaffung? Das Programm sollte laufend weiterentwickelt und an geänderte Rahmenbedingungen anpassbar und erweiterbar sein. Entspricht das System den gesetzlichen, finanzbuchhalterischen Vorschriften? Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung und die Unveränderbarkeit von Daten sind keine “Softskills” einer Software. Sie sind von existentieller Bedeutung.

Ist die richtige Hotelsoftware gefunden, lassen sich viele Arbeitsprozesse vereinfachen oder automatisieren. Die Hotelsoftware wird zum “zentralen Nervensystem” des Betriebes und verbindet unter anderem Restaurantkassen, Schließanlagen, PayTV, Channelmanagement und Finanzbuchhaltung an einem Punkt. Darüber hinaus können sämtliche Daten zu Auswertungen und somit zu Entscheidungen oder für das “Werben um den Gast” herangezogen werden.

Mit der Hotelsoftware hotline frontoffice können Hoteliers zum Beispiel einen kompletten *Marketingkreislauf* mit ihren Gästen aufbauen. Wie bei anderen Programmen werden Anfragen oder Reservierungen zunächst erfasst. Doch damit ist noch lange nicht Schluss. Mit den der Reservierung zu Grunde liegenden Informationen können *Pre- oder Post-Stay-Mailings* automatisch erstellt und versendet werden.

So erhält der Gast automatisch 3 Tage vor der Anreise eine Email mit Anfahrtskizze oder Wochenprogramm. 2 Tage nach der Abreise kann die Bitte um eine Bewertung des Urlaubs zugestellt werden. Oder bei reinen Anfragen, kann auch hier eine Erinnerungsmail abgesetzt werden.

Untersuchungen haben heraus gefunden, dass in den letzten Tagen vor der Anreise die Vorfreude auf den Urlaub am Größten ist. Zu diesem Zeitpunkt lassen sich auch in Puncto Cross- und Up-Selling die größten Erfolge erzielen. Der Gast muss “nur” informiert werden.

Bei allen Marketingaktivitäten sollte der Return on Investment, kurz ROI, nicht außer Acht gelassen werden. Auch hierzu bieten Softwarelösungen wie hotline Möglichkeiten zur Erfassung. Diese und die weiteren finanzbuchhalterischen Daten innerhalb der Hotelsoftware liefern dem Hotelier nun eine fundierte Grundlage. Damit steht bei wichtigen Entscheidungen zur Vermarktung oder für Investitionen die Hotelsoftware als Ratgeber zur Seite.

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